5. يك نام براي ناميدن اقلام توسط همه
6. يك مكان براي قرار‌دادن هر چيز
7. يك كپي از هر نامه
8. انجام یك كار در هر زمان
9. وجود مدارك یك كار روي ميز
10. يکبار بررسي نامه‌ی وارده
مديريت ديداری (كنترل ديداري):
هدف كنترل ديداري، تشخيص مواردي است كه با استانداردهاي سه اصل نخست 5s هماهنگي ندارد و به‌عبارت‌ديگر ناهمگونند. تشخيص ناهمگوني اگر به‌طور دقيق و مداوم اجراء شود چندان وقت‌گير نيست.
موضوعات عمده‌ی مديريت ديداری:
1. مواردي كه مديريت ديداري براساس آن صورت مي‌گيرد چيست؟
- افراد بايد به كجا نگاه كنند؟
- نكات و موارد مهم چيست؟
2. مورد غيرعادي چيست؟
- استانداردها كدامند؟
3. آيا اين مورد به‌سادگي و آساني قابل تشخيص است؟
- ابزار مورد استفاده براي كنترل و بازبيني چيست؟
- آيا بازبيني و كنترل به‌آساني امكان‌پذير است؟
4. در اين مورد چه مي‌توان انجام داد؟
- مراحلي كه در موارد اضطراري بايد به‌اجرا گذاشته شود، چيست؟
- راه‌حل‌هاي بلند‌مدت كدامند؟
انواع روش‌هاي مديريت ديداري:
- روش برچسب قرمز
- روش تابلوي راهنما
- علامت‌گذاري با خط سفيد
- علامت‌گذاري با خط قرمز
- لامپ‌هاي هشدار‌دهنده
- كانبان
- نمودارهاي عملياتي استاندارد
- نمايش نمونه
- تابلوهاي پيشگيري خطا
- مديريت رنگ‌ها
مزایای 5S در محيط‌هاي اداري:
1. كاهش تعداد فرم‌ها و رونوشت‌نامه‌ها؛
2. نگاه‌داري مناسب اسناد و مدارك به‌طوري‌كه كمترين زمان براي یافتن آنها صرف شود؛
3. استفاده از یك فرم مشخص براي انجام یك اقدام معين؛
4. حذف بايگاني‌هاي شخصي؛
5. ترويج كار گروهي؛
6. انجام عمليات كار براساس دستور‌العمل و راهنماي روشن؛
7. اطلاع‌رساني مناسب؛
8. حفظ نظم و پاكيزگي.
نکاتی مفید
آنچه فرصت‌ها را تباه مي‌سازد!! يكي بهتر از چندتا است!!
سلام و تعارف بيش‌از‌حد با ديگران يك ابزار براي هر كار
پذيرائي از مهمان‌هاي ناخوانده يك ساعت براي جلسات و ملاقات‌ها
انجام كارهاي بي‌ارزش و كم‌اهميت يك برنامه‌ی معين براي هر لحظه
مطالعه‌ی مطالب غير‌لازم يك روز براي پردازش اطلاعات
شركت در جلسات غيرضروری يك نسخه از پرونده‌ها
خودداري از تفويض اختيار به همكاران يك پرونده براي طرح‌ها و پروژه‌ها
تماس‌هاي تلفني طولاني و بي‌فايده يك دقيقه براي مكالمه‌های تلفنی
فقدان مشاركت در اطلاعات مورد‌نياز ديگران يك مكان براي نگاه‌داري و بايگانی
فقدان نتيجه‌گيري مشخص در جلسات يك صفحه براي یادداشت‌ها
طرح روند عمليات
مرحله اول: سازماندهي اقلام مرتبط با 5S
طراحي مكاني مركزي به‌عنوان دفتر هماهنگي گروه‌هاي كاري و منابع اطلاعاتي كه بايد در‌دسترس همه‌ی گروه‌هاي كاري بوده و اقلام زير را شامل گردد:
1- راهنماي آموزشي؛
2- معيارهاي سنجش؛
3- شرح وظايف و مسئوليت‌ها؛
4- مدارك پيشرفت كار.
مرحله دوم: هماهنگي
هماهنگي فعاليت‌هاي دروني و خدمات مورد‌نياز از‌سوي ساير بخش‌ها.
مرحله سوم: زمان‌بندي
زمان‌بندي اجرايی، بايد متناسب با نيازهاي خاص فضاي كاري انجام پذيرد و به افراد كمك كند نسبت به نتايج مورد انتظار آگاهي یابند (در اين مرحله تهيه‌ی یك جدول زمان‌بندي توصيه مي‌شود).
مرحله چهارم: انتخاب گروه 5S
انتخاب گروه اصلي مسئول اجراي طرح، گامي مهم در موفقيت برنامه‌هاي 5S به‌شمار مي‌رود.
مرحله پنجم: ارائه‌ی طرح به مديريت ارشد و تعريف مسئوليت‌هاي فردي
براي اجراي سيستم 5S در سازمان اقدامات زير ضروري است:
• سراسر سازمان را شناسايي كنيد و نقاط بحراني را تعيين نماييد؛
• يك قسمت را به‌عنوان نمونه و الگو انتخاب نماييد و 5S را در آن آغاز كنيد؛
• لزوماً نبايد همه‌ی Sها را با هم در یك قسمت شروع كنيد، بلكه مي‌توانيد از اولين S كار را آغاز و سپس نتايج حاصل از آن را ارزيابي نماييد و آن را به سازمان بشناسانيد، آنگاه سراغ ساير Sها بروید؛
• پس از دستيابي به نتايج مورد انتظار از اجراي 5S، آن را به ساير قسمت‌هاي سازمان توسعه دهيد تا در سطح فراگير، همه‌ی سازمان را شامل شود.
جعبه‌ی ابزار 5S:
1) ابزارهاي ترويجي:
خبرنامه و نشريات؛
پوسترهاي آموزشي؛
نشان‌ها و پلاكاردها و تراكت‌ها.
2) ابزارهاي اجرا:
تعيين روزها و مناسبت‌هاي خاص؛
تشكيل تورهاي مطالعاتي؛
عكس‌برداري و فيلم‌برداري از مراحل بهبود؛
رقابت‌هاي بين بخشي.
3) ابزارهاي ارزيابي:
برچسب‌ها و راهنماها؛
مُميّزي و بازديدهاي مديريتي؛
چك ليست‌ها؛
نشانهاي دستيابي به اهداف برنامه‌ريزي‌شده.
نهضت برچسب قرمز (Red Tag)
برچسب زرد (yellow Tag)
نگاه‌داري و تداوم عمليات 5S
سه مرحله براي تداوم‌بخشيدن به 5S:
1. تعيين هدف؛
2. ايجاد فرآيندهاي عملياتي استاندارد؛
3. پايبندي به اصول 5S.
این سه مرحله در ادامه توضیح داده خواهند شد.
1. تعیین هدف، شامل موارد زیر می‌باشد:
- طبقه‌بندي؛
- ساده‌سازي دسترسي؛
- پاكيزه‌سازي؛
- استاندارد‌سازي؛
- فرهنگ سازماني.
تعريف اهداف:
برگه‌هاي خط‌مشي دستيابي به اهداف، پيش از اجراء و پس از اجراي 5S مورد مقايسه قرار می‌گيرند و بررسي مي‌شود كه اهداف محقق شده‌اند یا خير؟
نمونه‌اي ازیك خط‌مشي نظام آراستگي محيط كار
هدف ما اين است كه شركت و كاركنان آن از نظر تمامي افعال و ابعاد ظاهري، اجرايي و رفتاري به بالاترين سطح آراستگي كه در شأن ايشان و شركت نامداري چون شركت ABC است، دست یابند.
تلاش در جهت دستيابي به بالاترين سطح آراستگي و حفظ و بهبود مستمر آن، وظيفه‌ی یكايك همكاران ما مي‌باشد و اين تلاش تا آنجا ادامه خواهد یافت كه شركت و كاركنان ما به آراسته‌ترين سازمان در كل كشور تبديل شوند و همواره نيز به‌عنوان الگويي بي‌همتا، باقي بماند. اينجانب به‌عنوان مدير عامل شركت، مسئوليت طرح‌ريزي، پياده‌سازي، حفظ و بهبود اين نظام را به مديريت منابع انساني واگذار نموده و به‌منظور اطمينان از استمرار و حسن اجراي آن، شخصاً و به‌طور مستقيم نتايج ارزيابی‌ها را بررسی نموده و پيگير استقرار آن به‌طور كامل خواهم بود.
اگر اهداف محقق نشده‌اند، باید موانع موجود شناسايي شده و اقدامات اصلاحي مؤثر انجام شود.
چنانچه اهداف محقق شده‌اند، اهداف جديد و بالاتري تعیين شود.
ابزار جديد احتمالي براي رسيدن به اهداف آتي مد‌نظر قرار گيرند.
2. ایجاد فرایندهای عملیاتی استاندارد
عامل مهم رسيدن به موفقيت مداوم در فرآيند (همانند بخشي از اجراي فرآيند سيستم مديريت كيفيت)، ايجاد فرآيندهاي مكتوب به‌شمار مي‌آيند و در‌واقع جهت نهادينه‌كردن و یكنواخت اجرا‌نمودن فعاليت، نيازمند طراحی و تدوين استانداردها و دستورالعمل‌هاي اجرايي مي‌باشد.
فرآيندهاي عملياتي استاندارد، روش مجهزي براي انجام یك وظيفه محسوب مي‌گردد.
3. پایبندی به اصول 5S و جایگاه 5S در مدل‌های کیفیت
5S دارای این ويژگي منحصر‌به‌فرد است که نه‌تنها مانند تمامی برنامه‌ها، کاربرد سازمانی و جمعی دارد، بلکه قابل پیاده‌سازی در سطح فردی و منزل مسکونی نیز می‌باشد.
5S فضايي مناسب، بهره‌ور، فعال، زيبا، شاد و ايمن در محيط كار ايجاد مي‌نمايد. علاوه‌بر‌اين، تداوم پياده‌سازي 5S موجب نوسازي تصوير شركت در بين مشتريان شده و فرصت‌هاي تجاري روز‌افزوني براي محصولات آن فراهم مي‌نمايد.
نكات كليدي 5S:
مفهومي
مديريتي
آموزشي
فرهنگي
كلي
اجرايي
نكات مفهومي
• مجموعه تمهيداتي است براي نگهداري اشياء در وضعيتي مطلوب.
• اصول 5S همواره مي‌تواند ارايه‌كننده‌ی تصويري دقيق از وضعيت محل كار باشد.
• براي اصلاح عادات نادرست در كار، به‌خوبي مي‌توان از 5S استفاده نمود.
• 5S همچون یك آينه، منعكس‌كننده‌ی عادات و الگوهاي رفتاري ما است.
• ما غالباً ترجيح مي‌دهيم چشمان‌مان را ببنديم و به آنچه در اطراف‌مان نيازمند اصلاح و بهسازي است، نگاه نكنيم.
• عدم رعایت 5S نشانهاي از تنبلي و مسئوليت‌نشناسي است.
• 5S تنها در صورتي موفق است كه تمامي كاركنان عملاً در اجراي آن مشاركت داشته باشند.
• توليدكنندگاني هستند كه عاملين فروش آنها، همواره عكس‌هايي از كارخانه را به‌همراه دارند، اين اقدام ابزاري قدرتمند براي فروش است، چرا‌كه، به‌اين‌ترتيب، مي‌توان اعتماد مشتريان را به فرآيند توليد جلب نمود.
• در اجرای 5S هيچ راه ميانبري وجود ندارد، تنها راه، همت و سختكوشي است.
نكات مديريتي
• مديريت پيشرو، ايجاد‌كننده‌ی بهترين فضاي كاري است.
• اصول 5S، اولين گام در راه اجراي برنامه‌اي بلند‌مدت براي حفظ سلامتي شركت‌ها محسوب مي‌شود.
• 5S نشانگر ميزان كارايي مديريت است.
• هدف اصلی 5S، اصلاح شيوه‌ی مديريت سازمان‌ها مي‌باشد.
• در شركتي كه به‌درستي كار نمي‌كند، 5S نيز به‌درستي اجرا نخواهد شد.
• نه‌تنها محصول نهايي بايد از كيفيت بالا و قيمتي پايين برخوردار باشد، بلكه در فرآيند توليد محصول، یعني در كارخانه نيز بايد از برجسته‌ترين مديريت تكنولوژي بهره گرفت.
• كارخانه‌هايي كه محيط كثيفي دارند، در جذب كارگران مورد‌نيازشان، به‌گونه‌اي روزافزون با دشواري مواجه‌اند.
• در ژاپن، مديران اجرايي سطح بالا، 5S را اولويت اساسي و اوليه‌ی مديريت خود قرار داده‌اند.
• اگر مديريت، برخورد خوبي با فعاليت‌هاي 5S نداشته باشد، هيچ‌یك از افراد نيز آن را جدي نخواهند گرفت.
نكات آموزشي
• مبادله‌ی نظرات و اطلاعات همان چيزي است كه مي‌تواند همه را در‌حال فعاليت نگه دارد.
• يك تصوير، به هزاران واژه مي‌ارزد و ديدن، همان باور‌كردن است.
• اكنون تمامي بخش‌هاي كارخانه‌هاي ژاپن، از تجهيزات و یونيفورم‌هاي كارگران، تا رنگ ديوارها و تزیينات داخلي و حتي خود ساختمان، به رنگ روشن است.
• كارگران ماهر، از ابزار خود به‌خوبي مراقبت مي‌نمايند.
• حتي ماهرترين مميزان نيز مي‌بايست از چك‌ليست استفاده نمايند تا نكته‌اي را ناديده نگيرند.
• آموزش بايد در فواصل منظم و مناسب تكرار شود.
نكات فرهنگي
• از‌طريق پاكيزه‌سازي، به‌همان اندازه كه محيط اطراف را تميز مي‌كنيم، نهاد خود را نيز پرورش مي‌دهيم.
• اگرچه فعاليت‌هاي 5S به اصلاحاتي در زمينه‌هاي گوناگون منجر مي‌شود، ولي نقش مهم‌تر آن، تغيير ديدگاه افراد نسبت به كارهايي است كه انجام مي‌دهند.
• ترتيب‌دادن مسابقه بين تيم‌ها، راهي است براي حفظ انگيزه و علاقه‌ی افراد و ترغيب آنان به ارائه‌ی نتايجي هر چه بهتر.
• انضباط، بخشي جدايي‌ناپذير از ايمني صنعتي است.
• انضباط، یكي از اساسي‌ترين راه‌ها براي تغيير عادات مي‌باشد.
• انضباط، یعني تمرين، تا آنجا كه افراد طبيعتاً كارشان را درست انجام دهند.
• تمرين و عمل، بهترين یادگيري است.
• تعيين هدف‌ها و طريقه‌ی رسيدن به آنها، بسيار مهم است.
نكات كلي
• هدف نهایی 5S پيشگيري از اتلاف است.
• لباس كاركنان نبايد به‌رنگ تيره و خاكستري باشد، زيرا آلودگي‌ها را نشان نمي‌دهد.
• در مواقعي كه نياز به رنگ‌آميزي وجود دارد، حتي‌الامكان اين كار را به خود كاركنان آن واحد واگذار نماييد.
• بهتر است برخي از لوازم و تجهيزات ناآراسته (مربوط به وضعيت پيشين)، در محوطه‌ی خاصي به‌عنوان موزه‌ی 5S نگاه‌داري شود.
• در اجراي فعاليت‌هاي 5S تأكيد بر آن است كه افراد، كارها را خود انجام دهند و راه‌حل‌هاي مشكلات‌شان را خود بيابند.
• نه‌تنها آلودگي‌ها، بلكه الكتريسيته‌ی ساكن، دما و رطوبت نيز بايد تحت‌كنترل قرار داشته باشند.
نكات اجرايي
• بايد با عمل‌كردن، شروع كرد.
• لازم است نوعي جدول زمان‌بندي براي اقدامات، تهيه شود.
• لازم نيست به‌طور یكباره در همه‌‌جا اين سيستم پياده شود، بلكه بهتر است ابتدا در یك واحد به‌عنوان نمونه (pilot) اجرا گردد.
• مورد سنجش قرار‌گرفتن، بسيار آسان‌تر از سنجش‌كردن كار ديگران است.
• موفقيت‌ها و دستاوردها را بايد در هر مرحله، تحكيم بخشيد و از مسبّبين آن قدرداني نمود.
• براي دستيابي به كيفيتي استثنايي و بي‌همتا، كوچك‌ترين آلودگي‌ها نيز بايد از ميان برداشته شود.
• یکی از ویژگی‌های فعالیت 5S آن است كه هر چه بيشتر آنها را انجام دهيد، بيشتر به مشكلات موجود پي مي‌بريد.
بهترين راه پيشگيري از بروز مشكلات آن است كه هر كارگر، هر روز، فرآيندهايي را كه وي مسئول آنهاست، دقيقاً و به‌روشني مشخص كند و با نهايت توان خود در انجام بهينه‌ی آنها بكوشد.
