نظم فيزيكي
محيطسازي (ابزار، تجهيزات، مدارك، مستندات، وسايل و ...)
5S از بعد نظری و علمی
از بعد نظري، يكنوع فرهنگ كاري است.
- از روي عادت كارها را انجام ميدهيم و لذا كمتر بهبود صورت ميگيرد.
- مديران و سرپرستان براي ايجاد فرهنگ كاري اوليتر هستند.
- اجراي 5S، به مشاركت همگاني نياز دارد.
از بعد عملي: ”يك فرآيند است“.
فرآيند، زنجيرهاي است از فعاليتهايی که بين اين دو محدوده تعريف شدهاند.
5Sدر تمامي سطوح قابل اجراست.
- سطح فرد، حوزهی كاري (خود شخص)
- سطح گروهي، واحد، قسمت، بخش (مسئولين)
- سطح سازمان، كل سازمان (مديران ارشد)
5S چیست:
سيستمي متشكل از مراحل و فرآيندهايي است كه ميتواند از سوي افراد و گروهها براي نظم محيطهاي كاري جهت بهحداكثر رساندن و بهبود موارد ذيل بهكار برده شود:
- کارایی
- ايمني
- دسترسی
- پاكيزگي
- سهولت
انواع محيط كار:
- محيط كار درجه یك (A):
- در اين محيط كاري، هيچكس چيزي را به اينسو و آنسو نمياندازد و همه به نظافت محيط كمك میکنند.
- محيط كار درجه دو (B):
- در اين محيط كاري، افراد چيزي را به اينسو و آنسو نمياندازد و در نظافت محيط كمك نمیکنند (نظافتچي مسئول اصلي است).
- محيط كار درجه سه (C):
- در اين محيط كاري، افراد چيزها را به اطراف مياندازند و در نظافت محيط كمك میکنند (نظافتچي مسئول اصلي است).
- محيط كار درجه چهار (D):
- در اين محيط كاري، افراد چيزها را به اينسو و آنسو مياندازد و در نظافت محيط كمك نمیکنند (نظافتچي هم، دچار سهلانگاري است).
اهداف اجراي :5S
- بهسازي فرآيندهاي سازمان و حذف اتلاف
- برقراري ايمني
- رسيدن به كارايي
- ارتقاء كيفيت
- حذف ضايعات
- كاهش خرابي تجهيزات
- افزايش بهرهوري
- ارتقاء روحيهی كاركنان
- جلبنظر مشتري
مزاياي پيادهسازي
- ايجادیك نظم فراگير، ازجمله: برقراري انضباط سازماني، دسترسي آسانتر به اسناد، فرمها، قطعات و ساير لوازم موردنياز، كاهش زمان
- انجام كارها و زمينهسازي فرهنگ خود- انضباطي
- بهداشتيشدن محيط و افزايش جذابيت محيط كار
- ايمنترشدن محيط كار
- فراهمشدن شرايط لذتبردن از كار، ازجمله: افزايش روحيهی كاركنان، كمزحمتشدن انجام كار، كاهش وابستگي امور به اشخاص، كاهش استعفاء و ترك كار و بهبود روابط كاركنان
- كاهش ضايعات ناشي از نابساماني و درهمريختگي
- سرمايهی در انبار و درجريان توليد بهصورت راكد و بلااستفاده باقي نميماند.
ساماندهي
نظموترتيب
پاكيزهسازی
استانداردسازی
نگهداري و انضباط
مفهوم و روش اجراي هر S:
معرفي اصطلاحات 5S:
- ساماندهي(SEIRI)
- نظموترتيب(SEITON)
- پاكيزهسازي (SEISO)
- استانداردسازي (SEIKETSU)
- نگهداري و انضباط (SHITSUKE)
ژاپني مفهومي- انگليسي مفهومي- شکلی انگليسي فارسي
Seiri Sort Structure ساماندهي
Seiton Organize Systematize نظموترتيب
Seiso Clean Sanitize تميزي و پاكيزگي
Seiketsu Hygiene Standardize استانداردسازي
Shitsuke Discipline Self Discipline نگهداري و انضباط
1. ساماندهی (SEIRI):
- شناسايي اقلام ضروري از غيرضروري
- طبقهبندي اشيا و دستهبندي
- تعيین اولويت نگهداري براي اشياء
- ذخيرهسازي مناسب برحسب نياز
- دورريختن اقلام زايد
SEIRI، بهمعناي ”سازمان“ است و در فن 5S، تشخيص ضروريها از غيرضروريها و دورريختن غيرضروريها ميباشد. در اينجا تأكيد اصلي بر حذف غيرضروريها ازطريق شناسايي و حذف علل و عوامل آنها در همان مراحل اوليه و پيش از تبديلشدن آنها به مشكلات واقعي است. براي شناخت ضروريها از غيرضروريها بايد غيرضروريها، تعريف و طبقهبندی شوند. در اينجا تأكيد بر مديريت اولويتها ميباشد.
طبقهبندي غيرضروريها:
1. مطلقاً غيرضروري:
نهتنها براي بخش یا كارمند یا كارگر مربوطه، ضروري نيست بلكه اصلاً براي هيچ بخش و كار ديگري نيز فايده ندارد (مانند تقويم سال گذشته)
2. غيرضروري براي بخش يا فرد خاص:
براي بخش یا كارمند یا كارگر مربوطه، ضروري نيست ولي براي بخشها و افراد ديگر احتمالاً ضرورت دارد.
طبقهبندي ضروريها:
1. ضروري بهنحو مستمر
2. ضروري اما نه براي هميشه
در طبقهبندي غيرضروريها، بايد بهترتيب یا بلافاصله اقلام را دور ريخت و یا در بستهها و كارتنهايي با برچسبي بر روي آنها و تعيين مهلتي مشخص شوند. بخشهاي مرتبط ميبايست در مهلت تعيينشده به مورد رسيدگي نمايند. آنها را بازبيني و چنانچه مورد نيازشان باشد، آنها را به محيط كارشان انتقال دهند، یا از محيط كار خارج كنند. در طبقهبندي ضروریها، بايد آنها را برحسب ميزان نياز و دفعات كاربردشان، طبقهبندي كرد و براي مرحلهی دوم با نظموترتيب آماده كرد.
نكته بسيار اساسي و مهم در اين فرآيند، تمايزنهادن ميان مواد، اشياء، ماشينها و ابزار در كارخانه و يا وسايل و اقلام در محيطهاي كار خدماتي و اداري است.
جدول ساماندهی
ميزان نياز دفعات نياز (درجهی كاربرد) روش جايدهي و نگاهداري
كم • آنچه در تمام سال گذشته مطلقاً مورد استفاده قرار نگرفتهاند.
• آنچه طي 6 تا 12 ماه گذشته فقط یكبار از آن استفاده كردهايد. • دور بريزيد.
• در جاي دور نگهداري كنيد.
متوسط • آنچه طي 2 تا 6 ماه گذشته تنها یكبار برايتان كاربرد داشته است.
• آنچه بيش از یكبار در ماه كاربرد دارد. • در محل كار و در نقطهی كنوني نگاه داريد.
• در محل كار و در نقطهی كنوني نگاه داريد.
بسيار • آنچه هفتهای یكبار مورد استفادهتان است.
• آنچه هر روز مورد استفادهتان است.
• آنچه هر روز بارها بهكار ميگيريد. • در محل كار و در نقطهی مناسب خود نگاه داريد.
• در محل كار و در دسترس خود نگه داريد یا در صورت لزوم با خود حمل كنيد.
2. نظموترتيب و آراستگي (seiton)
- قراردادن اشياء در مكان مناسب
- تعيین محل صحيح
- تعیين نحوهی استقرار در محل
- رعايت مقررات استقرار نتايج
دومين مرحلهی نظام 5S به اين امر ميپردازد:
ضروريها را با چه نظموترتيبي استقرار دهيم و با چه نظموترتيبي از آنها استفاده كنيم.
هدفهاي عمدهی نظموترتيب عبارتند از:
1. ارتقاء كارايي و بهرهوري
2. حفظ و بهبود كيفيت
3. رعايت ايمني
4. يافتن اشياء به سرعت (بهرهوري زمان)
5. پيداكردن اشياء بهسادگي (بهرهوري مكان)
فرآيند برقراري نظموترتيب :(Setion Process)
1. تحليل وضع موجود (Situation Analysis)
2. اتخاذ تصميم در مورد تعيين محل مناسب استقرار اشياء
3. تعيين نحوهی استقرار اشياء و بازگرداندن آنها به همان نحو
4. آموزش، تشويق و كنترل افراد به رعايت هميشگي مراتب فوق
تحليل وضع موجود (Situation Analysis):
براي تحليل درست وضع موجود بايد موارد زير را بررسي كنيم:
- نحوهی قرارگرفتن اشياء و اقلام
- مدت و مشكلات دسترسي به اسناد و اقلام موردنياز
- مشكلات گذر از محلها
- مشكلات برقراري تماس و ارتباط با همكاران و .…
تعيين نحوهی استقرار اشياء و بازگرداندن آنها به همان نحو:
عمدهترين ضوابط در اين زمينه نيز همان سهولت دسترسي به اقلام، سهولت رفتوآمد، بهرهوري زمان، بهرهوري مكان، نكات ايمني و همچنين دلپذيركردن محيط كار است.
آموزش و تشويق افراد به رعايت هميشگي مراتب فوق:
براي آنكه در غياب افراد مسئول، بتوان بهسهولت به اشياء و اسناد موردنياز دسترسی داشت، بايد نظام مشخص و قابل درك براي همه را ايجاد و به مرحلهی اجرا درآورد.
- نكتهی اصلي در اصل، نظموترتيب و حذف جستوجو است.
- هنگاميكه هر چيز، با توجه به كاركرد آن و با درنظرگرفتن و ايمني كار، در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظمومرتب خواهد بود.
3. پاكيزهسازي (Seiso):
- پاكيزهسازي محيط كار
- دورريختن ضايعات
- پاكيزهسازي از آلودگيها
- تحت كنترل گرفتن لوازم و محيط
- بازبيني لوازم مصرفي
- كنترل مكانها و اشياء
سومين مرحله، هم پاكيزهسازي و هم پاكيزه نگهداري، هر دو را درنظر دارد و بههميندليل، مستلزم بازبيني مستمر است كه بايد همهروزه به آن پرداخت.
- محيط تميز، مسيرهاي پاك و مرتب
- محلهاي رنگآميزيشده جهت شناسايي
- نوشتهها و شعارهاي آموزشي
پاكيزهسازي چند ويژگي اساسي دارد:
- استمرار
- بازبيني مداوم
- التزام گروهي و درعينحال اقدام فردي
روش سه مرحلهای اجرای Seiso
- از ديدگاه 5s پاكيزهسازي نوعي بازبيني و جلابخشيدن محيط كار است. بدينترتيب بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگيها، موضوعات عمده و مورد تأكيد در اصل سوم 5s میباشد.
- بنابراين در پاكيزهسازي كامل و فراگير محل كار، ميبايست بسيار سختگير و مصمم بود.
4. حفظ و نگهداري استانداردسازي(Seiketsu)
- كنترل و اصلاح دايمي
- پاكسازي
- نظموترتيب
- نظافت
اصل حفظ و نگهداري و جلوگيري از بهمخوردن نظم عبارتست از:
- كنترل و اصلاح دائمي نظموترتيب و پاكيزگي
- هم شامل پاكيزگی و نظافت شخصي است
- و هم دربرگيرنده پاكيزگی محيط كار است.
تأكيد اصلي حفظ و نگهداري، متوجه مديريت ديداري و رعايت مقررات است.
با استفاده از نوآوري و مديريت ديداري شرايط و اوضاع در محيط كار بهنحوي استاندارد ميشود كه هر شخص ميتواند با دقت و سرعت عمل كند.
علامتگذاري:
يكي از تكنيكهايي كه به ما در كنترل ديداري كمك ميكند، علامتگذاري با رنگها است.
اصولاً علامتگذاري و مشخصكردن اشياء، وضعيتها و دستورها بهكمك رنگها، یكي از روشهاي اساسي و معمول در جهان صنعت است. مانند:
- محل نگهداري محصولات نامنطبق
- محل نگهداري اقلام نيازمند دوبارهكاري
- محل نگهداري محصولات آزمايشنشده
- محل نگهداری اموال مشتري
نكات عمده و اساسي در ابداع و ايجاد نشانهها:
1. نشانهها از فاصلهی نسبتاً دور بهراحتي ديده شوند.
2. نشانهها در جاي خود قرار گيرند.
3. درست از نادرست بهراحتي قابل تشخيص باشد.
4. بهصورتي ايجاد و مستقر شوند كه بهراحتي و سهولت براي همه قابل استفاده باشد.
5. كاربرد و بهكارگيري آنها، محل را زيباتر و منظمتر سازد.
5. انضباط و فرهنگسازي(Shitsuke):
- آموزش افراد و آگاهي
- آگاهي از مقررات
- ايجاد عادت صحيح
- حضور كليهی افراد
- گردهمايي و جلسات كوتاه
- تكرار شفاهي الزامات
• معناي اين اصل بهطور عام، عبارتاستاز آموزش و توانايي بر انجام وظيفه یا وظايف، هر چند دشوار باشد.
• مقولهی انضباط یعني خوكردن به انجام دقيق، درست و بهموقع تكاليف فردي در هماهنگي با انجام تكاليف از سوي همكاران برحسب اصول مشخص و استانداردهاي معين.
- چه در خانه و چه در محيط كار، انضباط علاوهبر حالت فردي، حالت جمعي نيز دارد و عدم رعايت آن حتي از سوي یك نفر، كافي است كه به اختلال در امور نظموترتيب و نظافت محيط و درستي انجام كارها بيانجامد.
بنابراين، وضع و تدوين اصولي كه همه از آن آگاه باشند و اعمال خود را با آن وفق دهند عنصر اساسي انضباط است.
- انضباط را بايد بهعنوان یك خصيصه و عادت، مورد توجه قرار داد. در طرح هاي مربوط به ارزشيابي و پاداشدهي عملكرد یكي از مهمترين ضوابط امتيازيابي، انضباط است؛ زيرا رعايت انضباط به بهبود عملكرد ميانجامد.
همين امر هنگامي بيشتر اهميت مييابد كه قراردادهاي انگيزشي گروهي یا جمعي اعم از قراردادهاي بهرهوري، كيفيت و یا افزايش سود با كاركنان منعقد ميگردد.
مديريت مبتني بر هدف، مديريت مشاركتي، حلقههاي كنترل كيفيت، همهوهمه، بدون انضباط فردي و جمعي امكانپذير نيست.
